Výzva
Finančný tím sa topil v papieroch a PDF: faktúry, proformy, dodacie listy a timesheety prichádzali v každom mysliteľnom rozložení — od čistých digitálnych exportov až po naskenované a odfotené strany. Každý dokument bolo treba ručne prečítať, prepísať do účtovného systému a spárovať so správnou objednávkou. Práca bola pomalá, náchylná na chyby a s rastúcim objemom dokumentov sa nedala škálovať.
Čo sme postavili
Postavili sme vrstvu document intelligence, ktorá načíta každý prichádzajúci súbor a vytiahne z neho podstatné polia — dodávateľa, položky, sumy, DPH, dátumy — bez ohľadu na formát. Extrakcia je spojená s validačnými pravidlami a automatickým párovaním na existujúce objednávky, takže dokument je nielen digitalizovaný, ale aj zrekonciliovaný. Spoľahlivé výsledky prejdú rovno ďalej; na rýchlu kontrolu človekom putujú len skutočné hraničné prípady.
Výsledky
Pipeline číta a štruktúruje dokumenty s presnosťou 98 %+ a mení hodiny manuálneho prepisovania na sekundy automatizovaného spracovania. Faktúry a timesheety prichádzajú do účtovného systému už spárované s objednávkami, s výrazne menším počtom manuálnych zásahov a s čistou auditnou stopou za každým poľom. Financie sa posunuli od prepisovania dát k dohľadu nad systémom, ktorý to robí za nich.